Meeting- & Protokollassistent
Meetings automatisch zusammenfassen, Aufgaben extrahieren und Protokolle strukturiert ablegen.
Protokolle werden oft lückenhaft oder gar nicht geschrieben, wodurch Entscheidungen und Aufgaben verloren gehen. Der Assistent erstellt aus Aufzeichnungen strukturierte Zusammenfassungen mit klaren Verantwortlichkeiten. Sensible Inhalte bleiben durch EU-Hosting und Zugriffskontrolle geschützt.
- Vollständigere und konsistentere Protokolle.
- Klarere Nachverfolgung von Aufgaben.
- Weniger Zeitaufwand für Teilnehmende.
Zeit für Protokollerstellung
Time-to-Value
Erkannte Aufgaben korrekt zugeordnet
Mehr dokumentierte Meetings
Grundlage ist die durchschnittliche Zeit für manuelle Protokollierung je Meeting multipliziert mit Meetinganzahl.
- 01
Anforderungsanalyse
Meeting-Typen und Vertraulichkeitsstufen festlegen.
- 02
Tool-Integration
Anbindung an Videokonferenz- und Kalendersysteme.
- 03
Zusammenfassungslogik
Vorlagen für Entscheidungen, Aufgaben und offene Punkte.
- 04
Datenschutzprüfung
DSGVO-konforme Speicherung und Zugriffskontrolle sichern.
- 05
Pilotbetrieb & Rollout
Testphase in ausgewählten Teams, dann breite Einführung.
Schritte
Datenquellen
Stakeholder
Vom ersten Datenzugriff bis zum produktiven Betrieb – jeder Schritt liefert ein greifbares Zwischenergebnis.
Meeting-Aufzeichnungen
Audio- oder Videomitschnitte als Grundlage.
Kalenderdaten
Teilnehmer, Agenda und Terminkontext.
Projektmanagement-Tools
Anbindung für automatische Aufgabenerstellung.
Frühere Protokolle
Referenz für Format und Detailtiefe.
Rollen- & Rechtekonzept
Zugriffssteuerung für vertrauliche Meetings.
Einwilligungsmanagement
Nachweis der Zustimmung zur Aufzeichnung.
Projektteams
Klare Aufgabenübersicht ohne Zusatzaufwand.
Führungskräfte
Bessere Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.
Assistenzkräfte
Entlastung von manueller Protokollführung.
Datenschutzbeauftragte
Kontrollierte, DSGVO-konforme Aufzeichnung.
Vollständigere und konsistentere Protokolle.
Klarere Nachverfolgung von Aufgaben.
Weniger Zeitaufwand für Teilnehmende.
Bessere Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.
Schnellerer Wissensaustausch mit Abwesenden.
Mit sauberer Dateninfrastruktur wird dieser Use-Case schneller, günstiger und stabiler.
Anbindung an bestehende Kalender- und Videosysteme reduziert Aufwand.
Zentrales Rechtekonzept schützt vertrauliche Inhalte.
EU-Hosting-Infrastruktur erfüllt Compliance-Vorgaben.
Verknüpfung mit Projektmanagement-Tools automatisiert Aufgabenverfolgung.
Internes Unternehmens-GPT
Protokollinhalte werden Teil der durchsuchbaren Wissensbasis.
Wissensmanagement & Onboarding
Neue Mitarbeitende erhalten Kontext aus vergangenen Meetings.
Agentische Workflows
Erkannte Aufgaben lassen sich automatisiert weiterverarbeiten.
Internes Unternehmens-GPT
Ein firmeneigener Chat-Assistent, der Fragen zu Prozessen, Richtlinien und Fachwissen zuverlässig beantwortet.
Dokumenten-Chat (RAG)
Große Dokumentenmengen per Chat durchsuchen, statt Verträge und Berichte manuell zu wälzen.
Service- & Reparaturassistent
Techniker erhalten vor Ort präzise Reparaturhinweise aus Handbüchern und Ticket-Historie.